Quando ogni clic può aprire una porta sul mondo e ogni app promette efficienza immediata, il confine tra produttività e rischio si fa sempre più sottile.

La tecnologia evolve più velocemente delle policy aziendali e questo porta alla crescita di un fenomeno silenzioso ma pervasivo: lo Shadow IT. Si tratta dell’utilizzo di strumenti digitali non approvati ufficialmente dall’IT, ma largamente adottati dai dipendenti per semplificare il lavoro quotidiano.

Questa “zona grigia” dell’infrastruttura tecnologica aziendale si è espansa con l’avvento del lavoro ibrido e l’abbondanza di soluzioni SaaS. Tuttavia, ogni strumento non tracciato rappresenta un potenziale punto di fuga per i dati sensibili. Ed è qui che entra in gioco la Data Loss Prevention, il sistema nervoso centrale della sicurezza dei dati, capace di monitorare e intervenire prima che le informazioni escano dai confini controllati dell’organizzazione.

Shadow IT: comodità o minaccia?

Strumenti come Google Drive, Dropbox, Slack, Trello o WhatsApp permettono ai dipendenti di lavorare in modo agile, comunicare rapidamente e condividere documenti con facilità, ma quando vengono utilizzati al di fuori del controllo dell’IT, diventano potenziali vettori di rischio.

L’uso di app non autorizzate può compromettere la conformità alle normative (es. GDPR), creare falle nella sicurezza e rendere difficile la tracciabilità delle attività. Inoltre, in caso di attacco informatico o di errore umano, la dispersione dei dati può passare inosservata, con conseguenze gravi per la reputazione e le finanze aziendali.

Il ruolo della Data Loss Prevention

La DLP è un insieme di tecnologie e politiche volte a prevenire la perdita, la sottrazione o la divulgazione non autorizzata di dati sensibili. I sistemi DLP sono in grado di monitorare, identificare e bloccare il trasferimento di informazioni critiche al di fuori dell’ambiente protetto dell’organizzazione.

In contesto Shadow IT, la DLP diventa una linea di difesa fondamentale: anche se un dipendente utilizza un’app non ufficiale, un sistema DLP ben configurato può rilevare il tentativo di invio di dati riservati e bloccarlo in tempo reale.

Strategie per gestire lo Shadow IT con la DLP

Affrontare il problema dello Shadow IT richiede un approccio multilivello che combini tecnologia, consapevolezza e governance. Ecco alcune best practice:

1. Visibilità completa del traffico di rete: utilizzare strumenti di sicurezza in grado di rilevare il traffico verso applicazioni cloud non approvate. Soluzioni come Cloud Access Security Broker (CASB) integrati con sistemi DLP offrono una panoramica dettagliata delle attività degli utenti.
2. Classificazione dei dati: per proteggere le informazioni, è fondamentale sapere quali dati sono davvero sensibili. Un sistema DLP deve essere in grado di classificare automaticamente i dati critici, come PII (Personally Identifiable Information), dati finanziari o proprietà intellettuali.
3. Policy chiare e automatizzate: impostare regole che definiscano cosa può essere condiviso, da chi, e con quali strumenti. Ad esempio, impedire l’upload di file sensibili su servizi di storage non autorizzati o bloccare l’invio di e-mail con allegati critici a domini esterni.
4. Formazione e cultura aziendale: la tecnologia non basta. I dipendenti devono essere consapevoli dei rischi legati allo Shadow IT e istruiti su quali strumenti approvati utilizzare.
5. Approccio Zero Trust: in un modello Zero Trust, nulla viene dato per scontato, nemmeno all’interno della rete aziendale. Tutti gli accessi e le transazioni devono essere verificati e monitorati, riducendo le possibilità di comportamento anomalo o malevolo.

Una sfida da governare

Vietare l’uso di strumenti esterni tout court non è sicuramente realistico ed è anche controproducente. L’obiettivo non può essere quello di reprimere l’innovazione, ma di canalizzarla in modo sicuro e strategico.

Governare la tecnologia significa offrire alternative valide, integrate e sicure, invece di lasciare che i dipendenti si arrangino con soluzioni improvvisate. La DLP non deve essere intesa come strumento repressivo, ma come alleato silenzioso capace di proteggere i dati critici senza ostacolare il lavoro.

La vera forza, oggi, è la capacità di anticipare e accompagnare il cambiamento, senza perdere di vista ciò che conta di più: la sicurezza delle informazioni.